Как правильно написать официальное письмо: образец

Деловая переписка – важный элемент в современном деловом мире. Она может вестись с партнерами, контрагентами, сотрудниками. В 21 веке такое послание уже редко когда отправляется в печатном виде, оптимальный вариант – электронная почта.

Чтобы добиться своей цели и достичь взаимопонимания, следует составить грамотное деловое письмо. А это задача не из простых. О том, как отправить официальное письмо по электронной почте, каким должно быть деловое письмо и как оно выглядит, вы узнаете из нашей статьи.

Что такое официальное (деловое) письмо

Деловое письмо еще называют официальным, так что привыкайте к наличию синонимов, мы будем использовать оба понятия.

Вообще, деловое письмо – это канал коммуникации, который позволяет донести какую-либо информацию до адресата в строгой и подходящей под ситуацию форме.

Обычно такой вид письма используют в бизнесе, когда надо договориться или известить партнера, инвестора, коллегу о грядущих изменениях, надвигающемся событии и др.

В чем суть делового письма

Деловое письмо, как и любое другое, имеет свою цель. Автор послания хочет добиться определенного результата, поэтому написанию письма следует уделить много времени.

Если речь идет о коммерческом предложении, рассылке, поздравлении – тут, как правило, нет определенного адресата. Текст пишется шаблонно (но в вашем индивидуальном стиле), а занимаются этим профессионалы.

Деловое письмо способно убедить, продать, напомнить о себе, уважить и даже привлечь инвестиции. Без него в современном мире – никуда.

К какому стилю относится деловое письмо

Деловое письмо относится к официально-деловому стилю. Не будем много разглагольствовать и разложим все по фактам.

• Краткость. В деловом письме не нужно использовать весь свой лексикон, строить многоэтажные предложения и использовать эпитеты. Краткость, сжатость – вот черты делового стиля.

• Наличие структуры. Тут особо не разгуляешься – есть обязательные части (шапки, приветствие, изложение сути обращения и т.д.).

• Аббревиатуры, деловые слова. В написании письма есть определенные каноны – обширное использование юридических понятий и пр.

• Повествование. Речь идет без неожиданностей. Человек просто повествует о чем-либо.

• Прямой порядок слов. Обычно не бывает неожиданных поворотов и самодеятельности – порядок слов прямой.

• Сложноподчиненные предложения. Деловое письмо – не про простоту, предложения используются длинные, сложные с обилием причастных и деепричастных оборотов.

• Отсутствие эмоций. Здесь не место эмоциям, ахам, удивлениям. Все пишется лаконично и без какой-либо экспрессии.

Чем деловое письмо отличается от личного письма

Отличия между деловым и личным письмом обозначить несложно:

• Деловые пишутся в официально-деловом стиле, а личные – в разговорном. Когда вы отсылаете послание своему другу по переписке, можете писать все что угодно – от высокопарных слов до просторечных, в официальном письме такое не пройдет.

• Деловые письма могут находиться в свободном доступе, а личные остаются личными.

• Официальные послания имеют цель, которую они конкретно доносят до адресата, – просьба, обращение, поздравление, предложение о сотрудничестве и пр. В личной переписке конкретной цели обычно нет, точнее, цель – само общение и передача информации.

• Деловые письма имеют определенную структуру, тогда как личные лишены шаблонности.

Какие есть виды деловых писем

Как написать деловое письмо, если никогда этого не делал?

Такой вопрос является нередким, ведь всем хочется написать по-настоящему эффективное деловое письмо и попросту не облажаться. Но беспокоиться не о чем, ведь у вас перед глазами наше руководство, которое точно поможет в создании грамотного делового послания.

Из каких частей состоит деловое письмо – все о структуре

В мире бизнеса и деловых коммуникаций принято все делать по стандартам. Определенные шаблоны есть и в отношении деловой переписки. Например, каждое письмо должно содержать:

• Обращение к адресату;

• Приветствие;

• Обозначение того, кто вы;

• Суть письма;

• Благодарность;

• Дата отправления;

• Реквизиты.

Могут быть и другие части – все зависит от того, какой тип делового письма вы используете.

Кто должен выступать автором и как написать, от кого письмо

Автором письма выступает тот, кто его пишет. Не нужно писать послание от имени гендиректора вашей организации, если договориться с партнером – ваша область деятельности. Вам достаточно представиться в начале письма или просто подписаться в конце. Но согласовать письмо с руководителем обычно нужно.

Если вы выбираете второй вариант, то он будет выглядеть так:

“(должность) – (подпись) – (ФИО отправителя)”.

“Генеральный директор … А.М. Кириллов”

В некоторых случаях требуется расшифровка подписи, но далеко не всегда.

Как начать официальное письмо на русском или английском языках

Несмотря на то, что некоторые различия между русским и английским бизнес-письмом есть, в них больше сходств. Например, начинаться послание в обоих случаях должно с приветствия и обращения. В английском языке это может звучать так:

Как правильно обращаться к адресату на английском языке

В первом же абзаце необходимо указать, кто вы и зачем пишете. Обратите внимание и на то, в каком стиле вы пишете. Конечно, нужно стараться быть кратким, но при этом использовать бизнес-лексику.

Разговорный английский нужно заменять на бизнес-английский, это касается и русского языка

Чем закончить деловое письмо на русском и английском языках

После того, как вы изложили суть вашего послания, нужно деликатно намекнуть на действие со стороны адресата. Сделать это можно следующими фразами:

Примеры завершающих фраз в английском письме

Кстати, в русском языке тоже могут присутствовать эти фразы. Они вполне вписываются в контекст и несут уважительный тон.

В самом конце текстовой части необходимо упомянуть себя и указать свои контактные данные. Вежливо завершить письмо можно так:

После этого заполняем “Email address” (электронную почту) и “Phone number” (номер телефона). Лучше оставить несколько способов для связи с вами, чтобы адресат смог выбрать более удобный для себя.

Как благодарить в деловом письме и где это уместно делать

В деловом письме лучше не благодарить заранее. Это относится к фразам: “Заранее спасибо”, “Заранее благодарю Вас” и пр. Такие обороты отталкивают и заставляют подумать, что вы к чему-либо принуждаете человека.

Вместо ранней благодарности лучше написать:

1. “Мы благодарны вам за многолетнюю помощь нашему благотворительному фонду”.

2. “Буду признательна вам, если вы вышлите мне сканы моих личных документов”.

3. “Надеемся на плодотворное и многолетнее сотрудничество”.

4. “Сердечно благодарим вас за полученные нами от вас денежные средства”.

5. “Прошу вас рассмотреть мою кандидатуру. Буду весьма признателен вам за помощь” и др.

Какого объема должно быть деловое электронное письмо

Мы акцентируем внимание именно на электронном письме, потому что с обычным все понятно – не более одного листа А4. Однако есть негласное правило электронные письма писать так, чтобы оно умещалось в экран. То есть в идеале отправлять послание, которое не нужно листать. Открыл – посмотрел – все понял.

Как написать деловое письмо: образец

Пример написания делового письма

Пример написания делового письма

Пример написания делового письма

Пример написания делового письма

Пример написания делового письма

Как оформить деловое письмо: простые фишки и лайфхаки

Начнем с того, что у делового письма есть некий шаблон – структура, обязательные части и каноны оформления. Что должно быть в шапке письма:

• полное и краткое наименование организации;

• адреса электронной почты и местонахождения фирмы;

• телефон для связи;

• коды ОГРН, ОКПО;

• ИНН;

• расчетный счет.

Что касается оформления, тут тоже есть свои правила:

По каким каналам рассылать деловое письмо и кто этим должен заниматься

1. Электронка

Электронная почта – самый современный способ отправки делового послания. Несложно напечатать текст и отправить его по интернету, это быстро и бесплатно. Есть один минус – письмо может попасть в “Спам”. Сразу после отправки сообщения стоит позвонить адресату и уточнить, получил ли он послание.

Тут сразу ясно, что письмо будет идти долго. Спасет лишь решение отправить заказное письмо. В таком случае получатель получит специальное уведомление.

Иногда уместно отправлять письмо в социальных сетях. Но это только в том случае, если между отправителем и получателем есть дружеские отношения.